西华大学:规范办公流程、提高办公效率

 

西华大学是经国家教育部2003年4月16日批准，由原四川工业学院和原成都师范高等专科学校合并组建，落在历史文化名城成都市高新区，学校现有18个学院1个直属系，57个本科专业涵盖工、管、文、理、经、法、史、教育等学科门类，1500余老师。

正因为有如此的师生员工形成的校园，无疑是对学校的管理体制和一大难题。加上学校在办公方面没有一个统一的平台，使得学校在办公中遇到很多的问题：沟通不畅，文件传阅慢，效率不高，由于与原成都师范高等专科学校的合并，全得两地办公，公文文件传阅速度慢，见领导难，找人难，；无法便捷快速发布公告；查找纸文件浪费时间，人员流动造成资料流失，到他部门查找资料麻烦……

因此，为了响应上级有关文件关于加强高校信息化建设的精神和根据西华大学的现行办公管理流程的需要和多校区的管理形式，学校领导决定由校长办公室负责办公自动化的建设。进一步提高办公效率，规范办公流程，改善现行办公，健全办公制度，最终实现现代化办公。

建设需求

技术要求

系统支持J2EE，解决远程办公。

系统易用、安全、可靠要有保障。

系统运行快速、稳定且提供服务升级。OA系统是全员长期使用，因此，为确保学校未来的低投入和学习成本，系统应该具备无须定制平滑升级的能力。

一：完善的公文流转

包括公文建立、编辑、审核、分发、存档和借阅等基本流程，支持领导批示、手写笔批注、痕迹保留、清稿、套红、电子签章、印章管理等操作。

二：灵活的流程管理

能建立串发、并发和混合流程，流程节点可进行权限设置，流程模板可自定义，支持委托授权，能用图形的方式查看流程，并可监控当前流程的进展情况，能将流程方便的嵌入到公文、文档、请求等办公事宜中去。

三：表单管理

能进行图形化的表单设计与编辑，可对表单中的字段进行统计分析，支持表单模板，表单与流程的协同。

四：文档管理

支持word、excel等主流办公软件编写的文档，在word文档上支持痕迹保留、电子签章等功能，支持文档的分类保存、文档与流程的协同，文档查询途径多样（如按文档编号、类别、标题、关键词、发文单位、日期等）、方式灵活（如单选、复选、组合、逻辑、模糊等）。

五：人员和机构管理

学校各单位各部门以树型结构方式进行组织和管理，人员分别按部门、职务、岗位等途径进行管理，人员与机构的编辑、更改方便，支持角色管理、分级授权、分布式管理。

六：日程安排 / 计划/会议

七：提供授权的公告 / 新闻 / 公共调查 / 专题讨论 / 短信平台等信息发布功能

应用情况及亮点

（1）登录界面

（2）协同工作

（3）公文管理

（4）文档资料管理

（5）公共信息

应用效果分析

通过办公自动化的建设，不但转变了大家的传统办公观念，提高了教职员工的认识，树立了现代办公理念，全院上下自觉学习和掌握现代办公手段，建立健全各项规章制度，进一步提高了工作质量与效率，同时也使学校的管理体制更加规范化。

通过对OA协同办公的运用，使得学校校园信息化建设上有了质的飞跃，很大程度上减轻了学校领导和老师的工作量，缩短办公办事时间，整体提升了学院教学效率和管理事务能力。目前，全院上下各部门已经停止纸质办公，通过办公自动化代替传统的纸质办公。公区办公也能通过OA办公自动化来处理公文、通知等的发送传阅，通过会议管理进行会议的通知，同时OA办公系统也为学校上下提供了文档资料的共享平台，便捷高效的文件传输流程，让整个学校充分利用了校园网络办公，为整个学校的工作带来了很大的便利。